En la ficha de cliente, además de la información de contacto y otros datos como la forma predeterminada de cobro, número de cuenta, etc., podemos ver información relativa a las obras que le hemos ofertado, las obras que le hemos ejecutado o están en ejecución, así como el saldo pendiente de cobro.

Podemos gestionar varios tipos de proveedor: internos (los que utilizaremos para la gestión de almacenes, acopios, y los recursos propios de la empresa), y los proveedores externos.

Para los proveedores externos podemos guardar una o varias direcciones de contacto, forma habitual de pago, saldo pendiente, etc.

Daremos de alta todos los operarios y personal de la empresa, desde donde podemos llevar un registro, para cada operario, de sus contratos laborales, anticipos, ausencias y bajas, vacaciones, cursos de formación, acciones llevadas a cabo en materia de prevención de riesgos, entrega de EPI’s, etc

Al redactar los presupuestos tenemos la posibilidad de “lanzar” al diccionario las unidades de obra más habituales, de modo que, el uso de estas partidas en otros presupuestos, nos a resultar mucho más rápido y ágil.

Bastará con escribir una parte del nombre de la unidad de obra, y pulsar intro, para que Darby inserte en el presupuesto las unidades de obra del diccionario.

Darby es un programa multiobra. Esto significa que todos los presupuestos de la empresa se van a gestionar desde una única base de datos.

Con Darby podemos gestionar todos los presupuestos de la empresa, lo que nos permitirá llevar un control de todos los presupuestos entregados, aceptados, descartados, etc.

Al elaborar un presupuesto podemos emplear y combinar varias opciones de trabajo que nos permitirán agilizar el proceso.

Si la obra dispone de proyecto, y nuestro cliente nos facilita el presupuesto en Excel o formato bc3, lo podemos importar, y una vez importado, ajustarlo a la realidad de nuestra empresa.

En caso contrario, lo crearemos directamente desde Darby, utilizando alguna de las opciones siguientes, o una combinación de ellas.

• Podemos crear la estructura del presupuesto desde cero.
• Utilizar el diccionario de unidades de obra de la empresa
• Bases de datos oficiales
• Importar, duplicar o copiar capítulos, partidas, o incluso presupuestos enteros, de otras obras de la empresa

Una de las bases fundamentales para calcular el precio de venta de una unidad de obra, son los costes directos.

Estimar cuánto nos va a costar la mano de obra, los materiales, etc., en cada partida, nos ayudará a decidir cuál debe ser nuestro precio de venta.

Darby sugiere un precio de venta a partir de los costes directos y los indirectos, no obstante, es el usuario el que decide el precio de venta final, haya o no incluido precios descompuestos en la unidad de obra.

Podemos distinguir entre varios tipos de costes indirectos: los que no son imputables a la propia obra, pero que se producen en la empresa (Gastos Generales de la Empresa), y aquellos propios de la obra, necesarios para la producción, pero que no se pueden incluir en ninguna unidad de obra en concreto.

En Darby podemos considerar por separado dichos costes y gastos, ya sea como un porcentaje (como en el caso de los Gastos Generales), o incluso podemos calcularlos y planificarlos como un presupuesto asociado al presupuesto de la obra

Ya tenemos elaborado el presupuesto, pero… ¿Qué riesgos estamos asumiendo?. Si todo ocurre según lo previsto, ¿perdemos?, ¿ganamos?, ¿cuánto, dónde y por qué?

Con Darby estas, y muchas otras preguntas, son de respuesta rápida. No se trata que tener que emplear tiempo y esfuerzo en averiguar algo, sino de manejar y moldear la información, de forma que, con el mínimo esfuerzo, nos permita resolver todas nuestras necesidades.

Cuando una obra es para un concurso público, aparecen nuevos elementos como el presupuesto base de licitación, coeficiente de baja, etc.

Darby también contempla esta posibilidad. Podemos considerar distintas hipótesis o escenarios en base a la información disponible, nuestra experiencia, la experiencia de nuestra empresa, y el riesgo que estemos dispuestos a asumir.

Al entregar el presupuesto a nuestro, este suele solicitar variaciones: en precio, otras calidades, en más o en menos partidas, etc.

Con Darby podemos llevar un registro de todas estas variaciones, de forma que, la versión del presupuesto que sea finalmente aceptada, será la que se pase a ejecución de obra.

Una cosa es aventurar un coste en cada partida del presupuesto, para determinar su precio de venta, y otra muy distinta es que se cumpla.

Para ver si el coste estimado en cada partida es el correcto o no, tendremos que imputarle los costes reales. De esta forma veremos si nos estamos desviando o no, y donde, lo que nos permitirá aplicar las medidas correctoras necesarias. O en caso de no ser esto posible, al menos, estaremos registrando la experiencia de la empresa para futuros presupuestos.

Darby dispone de potentes herramientas de imputación de costes, de modo que no es obligatorio asociar el coste real a cada partida, en el momento de introducir el coste. Este paso lo podemos omitir y abordarlo en cualquier momento.

Además, con Darby podemos trabajar con dos presupuestos distintos en cada obra:

Presupuesto de certificar: Es el que se ha firmado con el cliente, y se tomará como base para emitir las certificaciones y facturas de venta. Suele coincidir con el presupuesto del proyecto.

Presupuesto de imputar: Es el que se toma como base para asignarle costes y ver las desviaciones respecto a lo previsto.

Generalmente se crea el segundo cuando el presupuesto del proyecto es muy difícil de controlar realmente, de modo que el presupuesto de imputar tendrá una estructura más sencilla.

Por ejemplo: a los efectos del control de costes, las partidas “m3 Excavación de zanjas de cimentación”, y “m3 Excavación de pozos de cimentación”, pueden considerarse como una única unidad de obra “m3 Excavación de cimientos”.

Los costes de una obra siempre vienen representados por los albaranes y partes de obra, y no por las facturas de proveedor. Principalmente por dos motivos:

1. La inmediatez: cuando nos suministran un material a la obra, disponemos del albarán en el mismo acto, mientras que la factura puede tardar varias semanas incluso en ser emitida.
2. Los costes debidos a los recursos propios de la empresa (mano de obra, maquinaria, etc.), nunca van a tener una factura que los justifique.

Con Darby tanto los albaranes como los partes de obra reciben el mismo tratamiento. La única diferencia reside en el proveedor que los suministra.

Cuando los proveedores nos mandan sus facturas, si previamente se han introducido los albaranes, bastará con puntearlos, y verificar que lo facturado se corresponde con lo realmente suministrado.

Cada factura puede estar compuesta por uno o varios albaranes, que a su vez pueden pertenecer a una sola obra o a varias.

Las ventas de una obra vienen representadas por las certificaciones, entendidas estas como el paso previo a la factura de venta, y pueden ser de varios tipos:

• Presupuesto de oferta libre (cuando es un promotor privado)
• Presupuesto de licitación (cuando la obra ha sido adjudicada mediante un concurso)
• Por administración
• De retención de garantía (cuando en alguna certificación anterior se aplicó una retención de garantía, y tenemos que emitir la factura correspondiente)

Además, cada uno de los tipos anteriores puede ser, a su vez, certificación parcial o a origen.

Con Darby puede elaborar con total libertad los distintos tipos de certificación. Además de las descritas, se puede emitir certificaciones de anticipo de obra, certificaciones según presupuesto, pero sin tener presupuestos, etc.

Una vez nuestro cliente ha aprobado la certificación de la obra, se puede emitir la correspondiente factura de venta.

En realidad, el usuario no tiene que hacer ningún trabajo adicional. Basta con generar la factura de venta a partir de una certificación existente. Darby le asignará el número de orden y la fecha de emisión correspondiente.

¿Cuántos recursos vamos a necesitar para ejecutar la obra?, ¿dónde se van a utilizar?

Darby extrae esta información del presupuesto y la ordena de la forma adecuada para responder a estas y otras preguntas que puedan surgir.

En la figura se pueden observar cada recurso o descompuesto del presupuesto en qué partidas se va a utilizar.

Desde esta pantalla podemos generar, de forma automática, peticiones de precios a uno o varios proveedores simultáneamente.

Con Darby podemos emitir documentos solicitando precio a nuestros proveedores.

Vemos el recurso real del que estamos solicitando precio, el descompuesto al que estaría asociado, y a su vez, las distintas partidas en las que interviene dicho descompuesto.

A su vez, los distintos proveedores nos remitirán sus ofertas que podemos registrar y, en su caso, aceptar.

Cada oferta de proveedor se puede generar directamente desde esta pantalla, o bien a partir de la petición de precios si esta existe previamente.

Con Darby podemos hacer comparativos de ofertas de hasta cinco proveedores distintos simultáneamente.

En la misma pantalla vemos el coste directo previsto según presupuesto, junto al coste resultante de las ofertas seleccionadas.

Finalmente, dentro de la sección de compras, podemos gestionar y crear los pedidos a los proveedores.

Estos pedidos los podemos crear de forma expresa, o bien partiendo de una oferta de proveedor ya gestionada en Darby

Desde el centro de gestión de personal se gestiona toda la información relativa al personal de la empresa: control de presencia en obra; gestión de nóminas y salarios; gestión de pagos a operarios; etc.

Con Darby podemos gestionar uno o varios centros de personal, para el caso en que una empresa tenga varias delegaciones.

Con el presupuesto de personal podemos calcular, para los distintos tipos de personal de la empresa (oficial, encargado, etc.), el coste que deberemos imputar en las distintas obras de la empresa.

Para ello se tienen en cuenta el salario del trabajador, los costes sociales, el número de trabajadores, el número de pagas, el número de horas de trabajo, etc.

Con toda esta información, Darby propone un precio unitario, no obstante es la empresa la que decide el precio final.

Los partes de personal cumplen un doble cometido:

En primer lugar permiten un control de presencia en obra. Al gestionar esta información podemos saber, de forma rápida, que trabajadores, que días, y cuantas horas, han intervenido en cada obra.

En segundo lugar, nos permitirá calcular el salario de cada trabajador, para los casos en que los trabajadores tengan estipulado un precio por hora, destajos, horas extras, etc.

Aunque lo deseable es que los partes de personal sean diarios, Darby permite introducir partes semanales o del periodo que desee el usuario.

Con Darby puede gestionar los pagos a cuenta y anticipos que haga a sus trabajadores.

Incluso puede indicar, para un anticipo, cuál va a ser el periodo de amortización del anticipo, en cuantos plazos, etc. Cada uno de esto plazos se imputará a las distintas nóminas, como pagos al operario realizados con anterioridad.

Con la gestión de nóminas relacionamos la producción real del operario (horas trabajadas, destajos, etc.), con los valores que definen la nómina del trabajador (seguridad social, retenciones, etc.), que generalmente se calcula de forma externa a la empresa, o bien mediante algún programa específico de cálculo de nóminas.

Además se muestran anticipos o pagos a cuenta asociados al mes de la nómina, costes y gastos, coste horario del personal, etc.

Gestionar la herramienta de una empresa, sin la metodología adecuada y un software que agilice las tareas, resulta, por lo general, inviable.

Darby incorpora la posibilidad de gestionar uno o varios parques de herramienta, donde registraremos los movimientos de las herramientas entre obras y parques, inventarios, cálculo del coste estándar de cada herramienta, etc.

Presupuesto anual de herramienta

Partes de entrada y salida de herramienta

Inventario de herramienta en la empresa

Darby calcula de forma automática el coste en la obra debido a la presencia de una herramienta

Presupuesto de maquinaria.

Darby le facilita el cálculo y comprobación del coste estandar de la maquinaria de su empresa.

Partes de obra de salida de la maquinaria

Presupuesto de gastos generales

Registro e imputación de los gastos generales de la empresa

Reserva de gastos generales de la empresa en la obra

Partes de almacén, de entrada y salida

Inventario de almacén y control de stocks

Con el presupuesto de tesorería vemos la situación de la empresa, teniendo una o varias cuentas, en los próximos meses.

Además, con Darby podemos agrupar los datos hasta en dos periodos mensuales, para el caso en que la empresa tenga establecidos dos periodos de pago.

¿Qué volumen de negocio tenemos con cada uno de nuestros clientes? ¿Cuánto nos ha facturado un determinado proveedor en los últimos años? ¿Cuánto hemos facturado en el primer trimestre? ¿Cuánto nos deben?

¿Dónde estuvo trabajando un determinado operario en tal o cual fecha? ¿Cuántas horas ha intervenido cada operario en una obra? ¿Cuántas horas hemos pagado a los trabajadores, y cuantas hemos imputado a las obras?

¿Cuántas obras hemos ofertado? ¿Cuántas nos han contratado? ¿Qué prescriptor es el que más obras nos facilita?

¿Cuánto coste real tenemos en la obra? ¿Se ajusta o no a lo presupuestado? ¿Qué margen tenemos? ¿Dónde se están dando las desviaciones?

¿Qué proveedor nos suministró un determinado material? ¿A qué precio? ¿Cuándo?

¿Cuánta mano de obra hemos consumido en una obra? ¿Y en el último año?

¿Cuantas obras tengo en ejecución? ¿Qué obras tengo pendientes de certificar? ¿A cuánto asciende el coste previsto de cada obra? ¿Y el coste real?

¿Qué rendimiento de mano de obra tengo que poner al ofertar una unidad de obra?

Tradicionalmente se “sabe” que para un m2 de tabicón de ladrillo hueco, hay que considerar 21 ladrillos. ¿Se cumple esto de verdad?

Darby permite analizar estadísticamente rendimientos obtenidos en las distintas unidades de obra. Es decir, con Darby podemos cuantificar la experiencia de nuestra empresa.

Cualquier documento, archivo, fotografía, etc, puede ser asociado a alguna obra, cliente, proveedor, etc.

De esta forma ya no tendrá que preocuparse de recordar la ubicación exacta de los archivos relacionados con una obra, ni menos aún perder tiempo buscándolo entre un sinfín de carpetas y subcarpetas de su disco duro.

Con la gestión documental que incorpora Darby, podrá localizar de forma rápida sus archivos, y abrirlos directamente desde Darby

Asociado a una obra o a un cliente, podemos dar de alta órdenes de trabajo o avisos, indicando entre otros datos: el responsable de la ejecución; una descripción del aviso; si está resuelto o no; etc.

Darby es un programa que trabaja en entorno multiobra, lo que le permite, entre otras cosas:

• Llevar un registro ordenado de todas sus obras y presupuestos
• Compartir información entre sus obras.
• Gestionar y controlar de los gastos generales de la empresa
• La gestión de acopios, almacenes, parques de herramienta, etc.
• Aprovechar la información histórica de su empresa.
• Ahorrar tiempo en la búsqueda de información en distintas obras
• Etc.